Eurotehnik.ru

Бытовая Техника "Евротехник"
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание и ведение таблиц Excel

Создание и ведение таблиц Excel

Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.

Таблица в Excel

Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel , в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.

Каждый, кто сталкивался с написанием макросов в Excel версий 2007 и позже, слышал, что существует вкладка Разработчик. А ведь в ней можно работать не только с возможностями макросов , но и создавать элементы управления (кнопки запуска макросов), настраивать импорт через XML и так далее. Мощное и удобное дополнение к имеющимся вкладкам.

Поскольку в Excel 2007 в отличие от версии 2003 добавили Ленту команд, появились связанные с ней новые возможности. Одна из них — очень удобная вкладка Разработчик. Как видно на рисунке, на ней есть довольно большое количество функций, которые удобно сразу вызывать и не лезть вглубь программы.

Вкладка Разработчик

Она не доступна изначально, но легко включается через Настройки Excel:

Вкладка Разработчик. Как включить?

Заходим в Настройки Excel (круглая кнопка в левом верхнем углу) — нажимаем кнопку Параметры Excel — первая вкладка Основные — ставим галочку Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

Вкладка разработчик 2

Вкладка должна появиться рядом со вкладкой Вид.

Для Excel 2016 зайдите в Параметры — Настройка ленты — в разделе Основные вкладки справа поставьте галочку в пункте Разработчик, и нажмите кнопку ОК.

Вкладка Разработчик. Основные возможности

Теперь, когда у нас доступен нужный раздел ленты, пробежимся по ее возможностям.

Читайте так же:
Можно ли дрочить в 11 лет

Раздел Код

Вкладка разработчик Код

Опишем каждую из доступных кнопок

Visual Basic — с ее помощью заходим в окно VBA, где можно написать макрос, горячая клавиша Alt + F11

Макросы — откроется панель выбора макросов, горячая клавиша Alt + F8. Подробно о том как запустить макрос можно читать здесь .

Вкладка разработчик Код 2

Запись макроса — повторяет кнопку внизу панели, для записи макроса макрорекордером.

Относительные ссылки — интересная функция, подробней о которой можно прочитать, если навести на нее мышкой:

Вкладка разработчик Код 3

Вроде бы довольно понятно. Удобно. Если нужны пояснения, пишите в комментарии

Безопасность макросов — вызывает меню настроек, где нужно включить макросы , прежде чем начать с ними работу. Довольно распространенный вопрос, что делать если макросы не работают.

Раздел Элементы управления

Элементы управления — это дополнительные виджеты, которые можно добавить на лист для быстрого выполнения написанных на VBA команд. Возможностей здесь довольно много.

Вкладка разработчик Элементы Управления 0

Вкладка разработчик Элементы Управления

Вставить — выпадает менюха с различными элементами, которые можно добавить на лист. Чекбоксы, полосы прокрутки и так далее.

Самый популярный элемент для вставки — это, конечно же, кнопка . При ее помощи можно, например, запустить написанный макрос.

Режим конструктора — если вы вставили кнопку, то вам нужно управлять ее свойствами и размерами, это возможно в режиме конструктора.

Вкладка разработчик Элементы Управления Свойства

Свойства — так же нам нужно управлять свойствами кнопок или другого объекта, в том числе листа Excel. Чтобы открыть меню свойств кнопки, запустите режим конструктора, а затем нажмите Свойства. А здесь уже выбор неплохой — цвет, шрифт, границы, печатать объект или нет и т.д. и т.п.

Просмотр кода — во многом дублирует кнопку Visual Basic из раздела Код, но при нажатии этой кнопки, вы сразу попадаете на код привязанный к объекту. А когда объектов много, это очень удобно!

Отобразить окно — если вам не хватило имеющихся элементов управления, вы можете создать свой. Это тема для отдельной большой статьи. Если вы молодец, и уже создали такое окно, то вы сможете его отобразить через эту кнопку.

Читайте так же:
Как в ворде писать арабские цифры

Раздел XML

Вкладка разработчик XML

XML (Extensible Markup Language) — расширяемый язык разметки, разработанный специально для размещения информации в World Wide Web. Довольно часто применяется для разного рода обменов данными, как универсальный язык. Например, между сайтом и Excel, 1C и Access и так далее.

Кнопка Источник — при помощи Excel мы можем перевести данные в XML и после использовать их в веб, например, на сайте.

Если вы создали таблицу, то для нее нужно прописать карту XML. Об этом, думаю, тоже стоит написать отдельную статью. В ближайшее время.

Пакеты расширений — по умолчанию подключен пакет Actions Pane 3.

Импорт/Экспорт — если вы настроили импорт или экспорт данных из XML, вы можете передавать или получать данные этими кнопками.

Раздел Изменить

Вкладка разработчик Изменить

Здесь единственная кнопка — Область документа. Как говорится, «век живи — век учись», раньше не встречался с этой возможностью. Почитал в интернете скудную информацию. Оказывается:

При ее нажатии открывается окно настройки Область сведений о документе.

Вкладка разработчик Область сведений

Область сведений — это те сведения/примечания, которые записываются о самом файле в свойствах документа: автор, тема, категория и т.д.

Если нажать кнопку Всегда показывать область сведений, то при повторном открытии в самом документе вы сможете записать комментарии к документу или изменить автора, не заходя в свойства.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Вкладка Конструктор для таблицы Excel

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

Таблица в диспетчере имен

А также при наборе формулы вручную.

Таблица в подсказке при наборе формулы

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

Читайте так же:
Как в ворде поворачивать текст

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбор элемента таблицы в формуле

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Ссылка на столбец таблицы

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.Написание функции в ячейке для ее применения Microsoft Excel

Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.Краткое описание функции от разработчиков Microsoft Excel

Читайте так же:
Как в ворде сделать шаблон бланка

Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.Окно вставки функции в таблицу Microsoft Excel

Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.Успешная вставка функции в таблицу Microsoft Excel

На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.Вкладка управления функциями таблицы Microsoft Excel

Изменение таблиц в Excel

Добавив таблицу на рабочий лист, Вы всегда можете изменить ее внешний вид. Excel содержит множество инструментов для настройки таблиц, включая добавление строк или столбцов, изменение стиля и многое другое.

Добавление строк и столбцов

Чтобы внести дополнительные данные в таблицу Excel, необходимо изменить ее размерность, т.е. добавить новые строки или столбцы. Существует два простых способа сделать это:

  • Начать вводить данные в пустую строку (столбец), непосредственно примыкающую к таблице снизу (справа). В этом случае строка или столбец будут автоматически включены в таблицу.Таблицы в Excel
  • Перетащить правый нижний угол таблицы, чтобы включить в нее дополнительные строки или столбцы.Таблицы в Excel

Изменение стиля

  1. Выделите любую ячейку таблицы.Таблицы в Excel
  2. Затем откройте вкладку Конструктор и найдите группу команд Стили таблиц. Нажмите на иконку Дополнительные параметры, чтобы увидеть все доступные стили.Таблицы в Excel
  3. Выберите желаемый стиль.Таблицы в Excel
  4. Стиль будет применен к таблице.Таблицы в Excel

Изменение параметров

Вы можете включать и отключать часть опций на вкладке Конструктор, чтобы изменять внешний вид таблицы. Всего существует 7 опций: Строка заголовка, Строка итогов, Чередующиеся строки, Первый столбец, Последний столбец, Чередующиеся столбцы и Кнопка фильтра.

  1. Выделите любую ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор в группе команд Параметры стилей таблиц установите или снимите флажки с требуемых опций. Мы включим опцию Строка итогов, чтобы добавить итоговую строку в таблицу.Таблицы в Excel
  3. Таблица изменится. В нашем случае внизу таблицы появилась новая строка с формулой, которая автоматически вычисляет сумму значений в столбце D.Таблицы в Excel
Читайте так же:
Как в excel посчитать сумму строки автоматически

Данные опции могут изменять внешний вид таблицы по-разному, все зависит от ее содержимого. Вероятно, Вам потребуется немного поэкспериментировать с этими опциями, чтобы подобрать необходимый внешний вид.

Шаг 2. Создать сводную таблицу

Создайте сводную таблицу: перейдите на вкладку Вставка и выберите «Сводная таблица».

вставка, сводные таблицы

В появившемся диалоговом окне укажите исходные данные (если вы уже выделили таблицу, источник данных заполнится автоматически) и желаемое место расположения сводной таблицы. Её можно поместить на новый или существующий лист.

создание сводной таблицы

Когда сводная таблица добавлена, на листе появляется область сводной таблицы. Если эта область не активна (вы не выделили ее мышкой), на ней будет подсказка: «Чтобы начать работу с отчетом сводной таблицей, щелкните в этой области». Щелкаем по ней мышкой и происходят две вещи:

  1. Справа появится список полей сводной таблицы.
  2. В меню — две дополнительные вкладки, связанные с управлением сводной таблицей (Анализ и Конструктор).

области сводной таблицы

Как создать и выполнить запрос SQL SELECT к таблицам Excel

Надстройка «SQL запросы» позволяет выполнять запросы к Excel таблицам на разных листах и в разных книгах. Для этого убедитесь, что эти книги открыты, а нужные данные отформатированы как именованные таблицы.

В левой части окна находится дерево данных со всеми доступными таблицами Excel.

Нажатием на узлы открываются/сворачиваются поля таблицы (столбцы).

Выберите целые таблицы или конкретные поля.

XLTools SQL Запросы: SELECT к таблице Excel

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector