Защита ячеек в Excel от изменения, редактирования и ввода ошибочных данных

Защита ячеек в Excel от изменения, редактирования и ввода ошибочных данных

Защитить информацию в книге Excel можно различными способами. Поставьте пароль на всю книгу, тогда он будет запрашиваться каждый раз при ее открытии. Поставьте пароль на отдельные листы, тогда другие пользователи не смогут вводить и редактировать данные на защищенных листах.

Но что делать, если Вы хотите, чтобы другие люди могли нормально работать с книгой Excel и всеми страницами, которые в ней находятся, но при этом нужно ограничить или вообще запретить редактирование данных в отдельных ячейках. Именно об этом пойдет речь в данной статье.

Как поставить защиту

Для того чтобы включить защиту для листа, откройте нужный лист и перейдите на вкладку «Рецензирование» . В группе «Изменения» нажмите на кнопочку «Защитить лист» .

Откроется диалоговое окно «Защита листа» . Поставьте галочки в тех пунктах, что можно будет делать другим пользователям при работе с листом. Затем введите в поле «Пароль для отключения защиты листа» и нажмите «ОК» .

В следующем окне, подтвердите введенный пароль. Обратите также внимание, программа предупреждает, что его лучше записать, потому что если Вы его забудете, то способов узнать пароль не будет.

При способе ввести новые или изменить существующие данные в ячейке, появится следующее сообщение: «Ячейка или диаграмма защищена от изменений» .

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При работе с таблицами Excel иногда возникает потребность запретить редактирование ячейки. Особенно это актуально для диапазонов, где содержатся формулы, или на которые ссылаются другие ячейки. Ведь внесенные в них некорректные изменения могут разрушить всю структуру расчетов. Производить защиту данных в особенно ценных таблицах на компьютере, к которому имеет доступ и другие лица кроме вас, просто необходимо. Необдуманные действия постороннего пользователя могут разрушить все плоды вашей работы, если некоторые данные не будут хорошо защищены. Давайте взглянем, как именно это можно сделать.

Как снять защиту с Excel, когда забыли пароль?

Из предыдущего сообщения становится очевидным, что для устранения ограничений достаточно на вкладке «Рецензирования» нажать на соответствующую кнопку и ввести правильный код:

Но как поступить, когда Вы не знаете пароль, или попросту его забыли? Здесь придется немножко напрячься:

• Зайдите в панель управления (в Windows 7 – через меню «Пуск):

• Владельцам Виндовс 8 / 10 рекомендую воспользоваться строкой поиска или же нажать Win + X и выбрать в перечне действий нужный пункт:

• Обязательно выбираем режим просмотра «Мелкие значки», затем открываем раздел «Параметры Проводника» (папок):

• В новом окне переходим вверху ко вкладке «Вид» и находим опцию «Скрывать расширения…». Необходимо убрать галочку возле неё, чтобы отключить, и кликнуть по кнопке ОК :

• Теперь найдите на компьютере место, где храниться документ Эксель. Выделите его курсором мыши и нажмите на клавиатуре F2 для переименования. После точки в названии будет указано расширение «xlsx», но вместо него нужно написать «zip». Вас предупредят, что файл может перестать открываться. Но не стоит переживать, мы все делаем правильно. В итоге должно произойти подобное превращение:

• Далее нужно раскрыть образовавшийся zip-архив встроенными средствами или с использованием сторонних приложений. Внутри будет каталог «xl», а в нем – «worksheets», содержащий все листы. В моем случае, документ состоял только из одного элемента «Лист1». Соответственно, я обнаружил в папке единственный файл xml с именем «sheet1». Кликаем по нему правой кнопкой мышки и выбираем «Открыть», а затем нужно указать – с помощью какой программы. Подойдет «Блокнот»:

• Перед Вами раскроется множество строк кода, в котором предстоит отыскать значение «sheetProtecrion» (нажмите Ctrl + F для вызова строки поиска и укажите в нем запрос), которое поможет снять защиту с листа Excel:

• Вряд ли Вам удастся внести изменения в файл, который заархивирован. Поэтому, предстоит распаковать архив в отдельную папку, снова отыскать нужный объект и полностью удалить из него строки, которые выделены на скриншоте выше. Затем нажимаем ctrl + S для сохранения и снова архивируем папку.

• Осталось только снова переименовать файл, изменив расширение «zip» на «xlsx» (как мы делали в начале, только наоборот).
• Открываем нашу таблицу и пробуем изменить значение ячеек. Должно получиться без ошибок и прочих уведомлений.

При редактировании защищенного листа в Excel мы должны снять защиту этого листа, нажав Обзор > Снять защиту с листа и введите пароль, а затем снова восстановите защиту. Это будет довольно утомительно для частого редактирования. В этой статье я расскажу о методах простого переключения или включения / выключения определенной защиты рабочего листа.

Kutools for Excel предоставляет довольно простой способ защитить или заблокировать указанные ячейки от редактирования в Excel: разблокировать весь рабочий лист с помощью Разблокировка выбора кнопку, затем заблокируйте указанные ячейки, которые вы заблокируете от редактирования, Блокировка выбора кнопку, наконец, защитить текущий рабочий лист. Нажмите, чтобы узнать подробности. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия!

• Повторное использование чего угодно: Добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
• Более 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
• Инструменты слияния : Несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек / строк / столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и сумму.
• Разделить инструменты : Разделение данных на несколько листов в зависимости от ценности; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; От одного столбца к нескольким столбцам.
• Вставить пропуск Скрытые / отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электронные письма нескольким получателям массово.
• Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделям, дням, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
• Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.

Удивительный! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!

Экономьте 50% своего времени и сокращайте тысячи щелчков мышью каждый день!

Включение (включение / выключение) защиты рабочего листа с помощью VBA

Первый метод представит VBA для переключения или включения / выключения определенной защиты рабочего листа в Excel. Пожалуйста, сделайте следующее:

1. Нажмите другой + F11 одновременно клавиши, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. Нажмите Вставить > Модуль, а затем вставьте приведенный ниже код VBA в открывающееся окно модуля.

VBA: включить определенную защиту рабочего листа в Excel

Внимание: В приведенном выше коде замените оба «пароля» на точный пароль, которым вы защищаете этот конкретный рабочий лист.

3. Нажмите другой + F8 одновременно с клавишами, чтобы открыть диалоговое окно Macro, щелкните, чтобы выбрать ToggleProtect в поле Имя макроса, а затем щелкните значок Параметры кнопку.

4. В открывшемся диалоговом окне «Параметры макроса» укажите сочетание клавиш для этого VBA и щелкните значок OK кнопку.

В нашем случае мы указываем Ctrl + u как сочетания клавиш для этого VBA.

5. Закройте диалоговое окно «Макрос».

С этого момента нажатие Ctrl + u сочетание клавиш снимает защиту с этого листа, а нажатие Ctrl + u ключи вместе снова защитят этот рабочий лист.

Переключить (включить / выключить) защиту рабочего листа с помощью Kutools for Excel

Если у вас установлен Kutools for Excel, вы можете настроить параметры дизайна рабочего листа для включения (или включения / выключения) защиты рабочего листа с помощью только щелчков мышью в Excel.

Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!

1. Нажмите Предприятие > Дизайн рабочего листа , чтобы активировать вкладку Дизайн, а затем щелкните значок Параметры Кнопка на Дизайн таб. Смотрите скриншот:

2. В открывшемся диалоговом окне «Настройки инструментов для дизайна» перейдите к Защитите раздел и:

(1) Проверьте Снимите защиту с листа перед открытием инструментов дизайна вариант и Защитите рабочий лист перед закрытием инструментов дизайна вариант;

(2) В Использовать пароль введите пароль, которым вы защищаете текущий лист.

3. Нажмите Ok в диалоговом окне «Параметры средств дизайна».

С этого момента этот рабочий лист будет автоматически сниматься с защиты, если вы нажмете кнопку Дизайн рабочего листа Кнопка на Предприятие меню.

И этот рабочий лист будет автоматически защищен, когда вы нажмете кнопку Закрыть дизайн Кнопка на Дизайн меню.

Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now

Включаем защиту ячеек

К сожалению, в Excel не предусмотрена отдельная функция, которая выполняет блокировку ячеек с целью их защиты, однако, для этих целей можно воспользоваться защитой всего листа. Сделать это можно по-разному.

Метод 1: используем меню “Файл”

Для включения защиты выполняем следующие действия:

1. Сначала нужно выделить все содержимое листа. Для этого щелкаем по прямоугольнику на пересечении координатных панелей. Также можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+A (один раз, если выбрана ячейка за пределами заполненной таблицы, два раза – если выбрана ячейка внутри нее).

Метод 2: применяем инструменты вкладки “Рецензирование”

Второй метод включения защиты ячеек предполагает использование инструментов вкладки “Рецензирование”. Вот как это делается:

Выполняем шаги 1-5, описанные в методе 1, т.е. снимаем защиту со всего листа и обратно устанавливаем только для выделенных ячеек.

Примечание: При сжатых размерах окна программы (по горизонтали) блок инструментов “Защита” представляет собой кнопку, нажатие которой раскроет список доступных команд.

Защита данных в Microsoft Excel

Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно.

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation) . В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка (Data — Validation) . На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:

Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) задать сообщения, которые будут появляться перед вводом — вкладка Сообщение для ввода (Input Message) , и в случае ввода некорректной информации — вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert) :

Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

1. Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек(Format Cells) . На вкладке Защита(Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка(Locked) . Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.
2. Для включения защиты текущего листа в Excel 2003 и старше — выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист(Tools — Protection — Protect worksheet) , а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист (Protect Sheet) на вкладке Рецензирование (Reveiw) . В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование (Review) кнопку Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges) . В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Tools — Protection — Allow users to change ranges) :

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать (New) и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать "в своем огороде".

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

• удаления, переименования, перемещения листов в книге
• изменения закрепленных областей ("шапки" и т.п.)
• нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки "плюс/минус")
• возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel

то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу (Protect Workbook) на вкладке Рецензирование (Reveiw) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect workbook) :

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (File — Save As) , а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options) . В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение: