Конвертация файла Word в Excel: как сделать

Конвертация файла Word в Excel: как сделать

У многих пользователей достаточно часто возникает необходимость переноса данных между двумя разными приложениями пакета Microsoft Office, например, из Word в Excel. Увы, конкретного приложения для выполнения этой процедуры не существует, но есть ряд инструментов и методов переноса данных с минимальными трудозатратами, включая встроенные инструменты, а также online-сервисы и приложения от сторонних производителей. Давайте разберем их.

• Метод 1: простое копирование
• Метод 2: расширенное копирование
• Метод 3: использование сторонних приложений
• Метод 4: конвертация через онлайн-сервисы
• Заключение

Копирование таблиц из MS Word в таблицы Excel

Если вам просто нужно экспортировать таблицы из документа MS Word в электронную таблицу, вероятно, лучше скопировать и вставить их с помощью горячих клавиш Ctrl + C и Ctrl + V (Command + C и Command + V, если вы используете Mac) , Выберите таблицу для копирования в документе, перетащив курсор на все его столбцы и строки. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + C, чтобы скопировать его.

Откройте электронную таблицу Excel, чтобы вставить в нее таблицу. Выберите ячейку в электронной таблице, а затем нажмите горячую клавишу Ctrl + V, чтобы вставить таблицу. Затем вы можете щелкнуть поле Ctrl, чтобы открыть дополнительные параметры вставки, как на снимке экрана ниже.

Вы можете выбрать либо Сохранить исходное форматирование или Форматирование назначения совпадения вариант. Сохранить исходное форматирование Опция сохраняет все форматирование из исходной таблицы. Другой вариант применяет форматирование в соответствии с ячейками электронной таблицы. Обратите внимание, что Форматирование назначения совпадения также удаляет границы таблицы на чистых листах. Ознакомьтесь с этим руководством Tech Junkie для получения дополнительной информации о том, как можно объединять файлы путем копирования и вставки в Excel.

Конвертация Word в Excel online при помощи приложения Abex Word to Excel Converter

Для тех, кто работает с более объемными данными, следует скачать на компьютер отдельное приложение. Данная программа занимает мало места и довольно проста в использовании. В данном приложении меню на английском языке, однако, интерфейс интуитивно довольно понятен. Данный конвертер имеет возможность конвертации одновременно сразу нескольких документов. Но бесплатный вариант доступен только для работы с файлами .doc (для версий Word 2003/2007/2010).

Для преобразования документа Word в Excel с помощью Abex Word to Excel Converter выполните следующие действия:

1. Перейдите в Главное меню и кликните необходимый документ.
2. Выберите место хранения итогового файла.
3. Слева внизу окна укажите один из трех форматов итогового файла Excel.
4. Нажмите Convert, чтобы начать процесс конвертации.
5. Скачайте готовый документ на компьютер.

Примечание! Все документы, которые в данный момент были открыты, приложение закроет ввиду точной работы. Данная процедура займет у вас от нескольких минут времени в зависимости от размера файла.

Как вставить Excel в Word — 3 способ

Следующий способ предполагает вставку таблицы или другого содержимого из листа Excel на страницу документа Word в качестве графического объекта. Следовательно, изменить содержимое таблицы уже не получится.

Проделайте следующие действия:

1. В окне программы Excel выделите таблицу.

1. В меню «Главная», в группе «Буфер обмена» нажмите на треугольничек на кнопке «Копировать».
2. В открывшемся меню выберите пункт «Копировать как рисунок…».

1. В окне «Копировать как рисунок» нужно выбрать параметры копирования изображения.

1. Откройте страницу документа Word в меню «Главная», а затем нажмите на кнопку «Вставить», находящуюся в группе «Буфер обмена».

При необходимости, изображение таблицы можно увеличить до нужного размера. Если при копировании был выбран векторный формат, то качество картинки не поменяется. При увеличении изображения в растровом формате качество рисунка станет хуже.

Копирование содержимого

Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word — это просто его скопировать и вставить.

Прежде всего, открываем файл в программе Microsoft Excel, и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Далее, правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню, и кликаем в нём по надписи «Копировать». Как вариант, также, можно нажать на кнопку на ленте с точно таким же названием, или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+С.

После этого, запускаем программу Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши, и в появившемся меню в параметрах вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».

Существуют и другие варианты вставки. Например, можно нажать на кнопку «Вставить», расположенную в начале ленты Microsoft Word. Также, можно набрать на клавиатуре на выбор сочетание клавиш Ctrl+V, или Shift+Ins.

После этого, данные будут вставлены.

Недостаток данного способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.

Можно выделить 3 основных способа преобразования документа:

• импорт данных вручную;
• использование специальных программ;
• конвертация с помощью онлайн-сервисов.

Единственная сложность, с которой при этом пользователю придется столкнуться, — это сохранение оригинального форматирования переносимого текста. То есть какой бы способ не использовался, всегда завершать преобразование придётся тем, что самостоятельно в открытой таблице Excel потребуется внести правки для сохранения абзацев, отступов, интервалов.

Импорт данных вручную

Потребуется открыть документ Word, выделить фрагмент текста, который необходимо перенести, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать» (можно воспользоваться комбинацией Ctrl+C). Далее перейти в документ Excel, кликнуть правой кнопкой мыши по ячейке, куда нужно вставить текст, и выбрать «Параметры вставки», далее «Сохранить исходное форматирование». В этом случае большинство интервалов и отступов будут сохранены, как и в Word. Тем не менее иногда форматирование и в этом случае сбивается. Особенно при использовании Microsoft Office старых версий (2010 года или ранее).

Если с этим возникают проблемы, то рекомендуется включить отображение всех знаков форматирования во вкладке «Абзац», кликнув мышкой по соответствующей иконке. В форматируемом списке вы обнаружите знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один в пустой строке между элементами. Эти знаки будут использованы вами для вставки символов, которые затем переместятся в соответствующие ячейки. Если список использует абзац в пустой строке между элементами, необходимо его удалить, иначе возможны сбои при импортировании. Для этого одновременно зажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне, в поле «Найти», выставьте специальный символ, например, «

». Найти символ абзаца для замены можно в меню «больше>>», избрав пункт «специальный», а в нём — «Знак абзаца». Если вы видите, что в тексте есть абзац как в конце, так и между элементами, выберите «Знак абзаца» дважды. После того, как вы проделаете все действия, нажмите на кнопку «Заменить всё». Элементы обрабатываемого списка будут объединены между собой.

После настройки отображения элементов описи в последовательных строках нужно обозначить конкретные данные, которые отобразятся в полях Excel. Если в вашем списке в первой строке указано, например, наименование или фактический адрес, то вам нужно заменить оставшиеся знаки абзацев (^p) на запятую (,). После этого они будут заменены запятыми, тем самым форматируя конкретные строки в отдельные поля.

Как вы заметили, теперь ваш список имеет вид непрерывной линии, состоящей из символов и букв и разделённой на фрагменты запятыми. Нужно вернуть этим данным вид списка. Опять открываем вкладку «Найти и заменить», вводим выбранный ранее символ (у нас это «

») и в поле «Заменить на» выбираем знак абзаца. Нажимаем на кнопку «Заменить всё».

Форматирование закончено, и вам необходимо сохранить документ как текстовый файл. Именно в таком формате Excel изучит и корректно разместит данные между полями. В левом верхнем углу откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Сохранить как». В выпадающем меню «Тип файла» укажите «Обычный текст». Назовите свой документ и сохраните на любом диске. В некоторых случаях у вас может появиться окно «Преобразование файла». Там ничего не стоит менять, закончите действие, нажав «Ок».

Зайдите в Excel и во вкладке «Файл» выберите пункт «Открыть». В выпадающем меню, как правило, установлен параметр «Все файлы Excel». Вам нужно изменить эту настройку и выбрать пункт «Текстовые файлы». Затем отметьте ваш документ.

В появившемся окне «Мастер текстов» необходимо перейти на следующую страницу, кликнув «Далее», найти «Поле разделители» и там указать запятую. Опять нажмите кнопку «Далее», а затем «Ок». Если вы всё сделали правильно, отдельные категории ваших данных будут стоять в разных полях. Дальше по желанию вы можете настроить границы, шрифты и заливки в таблице.

Применение приложений для конвертирования

Самой популярной из таких программ является Abex Excel to Word Converter. Для большинства задач хватит и бесплатной её версии, без регистрации профиля. Пошагово преобразование документа происходит так:

1. Запустить программу, выбрать «Add Files». Да, здесь можно выполнить конвертацию сразу целого перечня файлов.
2. В открывшемся окне «Проводника» выбрать файлы Word, которые и необходимо преобразовать. После выбрать «Открыть».
3. В нижней части интерфейса программы с помощью выпадающего меню выбрать тип документа Excel, в который необходимо преобразовать файлы. Рекомендуется использовать .XLSX. Если необходимо, чтобы итоговый документ Excel открывался в старых версиях Microsoft Office (до 2010 года выпуска), то лучше выбрать .XLS, но в этом случае могут возникать проблемы с форматированием (если исходный Word-документ создан в более новых версиях Office).
4. Нажать Convert. При необходимости ещё можно указать место, куда будут сохранены сконвертированные файлы. Это делается через кнопку «Output Setting».

Рекомендуется после завершения конвертации вручную открыть каждый созданный Excel-документ и проверить, корректно ли был выполнен перенос данных. Если нужно, исправить форматирование.

Конвертацию также можно осуществить с помощью таких программ, как:

• Total Doc Converter;
• Free File Converter.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Вариант для тех, кто не желает устанавливать какие-либо программы на свой ПК или ноутбук. Существует масса онлайн-конверторов, которые выполняют ту же задачу, что и Abex Excel to Word Converter. И в большинстве случаев перенос данных с их помощью выполняется даже более корректней, так что им и следует отдавать предпочтение. Среди таковых можно выделить следующие (их чаще всего рекомендуют к использованию сами пользователи):

• Convertio;
• Pdfmall;
• Anyconv.

Принцип работы с каждым из этих сервисов довольно схожий. На примере Convertio конвертация документа выполняется следующим образом:

• перейти на официальный сайт сервиса;
• выбрать «С компьютера»;
• в открывшемся окне «Проводника» выбрать файл для преобразования;
• выбрать формат файла после преобразования (.XLS или .XLSX);
• нажать «Преобразовать»;
• в открывшемся окне указать место, куда будет сохранён файл (если включена автоматическая загрузка файлов в браузере, то документ появится в «Моих документах»).

После остаётся только вручную проверить форматирование, при необходимости внести правки.

Итого, самый удобный вариант — это использование онлайн-сервисов. Но ручной перенос данных хоть и отнимает на порядок больше времени, однако позволяет получить самый качественный вариант с сохранением всех настроек форматирования. В комментариях расскажите, какие методы конвертации используете именно вы и с какими сложностями при этом вам пришлось столкнуться, как вы их решали.

Можно ли word перевести в excel

Иногда вам может потребоваться преобразовать документ Word в рабочий лист Excel или импортировать данные документа Word на рабочий лист. Знаете ли вы какой-нибудь быстрый способ вместо копирования и вставки? В этом руководстве представлены два самых простых способа справиться с этой задачей.

• Метод A: конвертируйте Word в Excel с помощью служебных программ «Сохранить как» и «Из текста» (7 шагов)
  Невозможно импортировать / преобразовать диаграммы из Word в Excel, один файл импортируется один раз.
• Метод B: конвертировать Word в Excel с помощью VBA (4 шага)
  Импортируйте все данные из Word в Excel, но диаграммы могут перекрываться
• Относительная операция: пакетное преобразование книг Excel в файлы PDFДемо
  Пакетное преобразование файлов Excel в папках в отдельные файлы PDF
• Другие операции (статьи), связанные с преобразованием файлов
  Преобразование таблицы Excel в PDFПакетный импорт файлов csv / txt / xml в Excelи так далее

Метод A: конвертируйте Word в Excel с помощью служебных программ «Сохранить как» и «Из текста» (7 шагов)

Чтобы преобразовать документ Word в лист Excel, вы можете объединить функцию «Сохранить как» в Word и функцию «Из текста» в Excel.

1. Откройте документ Word, который вы хотите преобразовать в лист Excel, щелкните Файл > Сохранить как команду, затем нажмите Приложения , чтобы открыть Сохранить как диалоговом окне выберите одно место назначения для размещения нового файла и в Сохранить как выпадающий список, выберите Plain Text.

2. Нажмите Сохраните чтобы сохранить документ Word как новый текстовый файл, затем Преобразование файлов появляется диалоговое окно, просто нажмите OK для закрытия диалога.

3. Затем включите книгу Excel, в которую вы хотите импортировать данные документа Word, щелкните Данные > Из текста, И в Импортировать текстовый файл выберите текстовый файл, который хотите импортировать.

4. Проверьте разграниченный , нажмите Далее.

5. На шаге 2 мастера отметьте разделитель, на основе которого вы хотите разделить данные, нажмите Далее.

6. На последнем шаге мастера вы можете указать формат данных, если вам не нужно менять формат, отметьте Общие опцию.

7. Нажмите Завершить, Затем Импортировать данные появится диалоговое окно, вы можете выбрать одну ячейку активного листа для размещения текстовых данных импорта или проверить Новый рабочий лист возможность импорта данных в новый лист. Нажмите OK.

Затем содержимое документа Word было импортировано на лист Excel.

Примечание:

Если вы хотите преобразовать данные документа Word в лист Excel (преобразовать данные с разделителями на основе разделителя в документе Word в таблицу в Excel), как показано на скриншоте ниже, этот метод будет хорошим выбором ， но если вы просто хотите импортировать весь документ Word данные, включая графики, в таблицу Excel, перейдите по ссылке метод Б.

быстро конвертировать несколько XLSX. файлы в XLS или PDF. файлы за один раз

Метод B: конвертировать Word в Excel с помощью VBA (4 шага)

Если вы хотите преобразовать или импортировать все данные в документе Word в Excel, вы можете использовать код VBA.

1. Нажмите Alt + F11 ключ для включения Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Нажмите Вставить > Модуль для создания нового Модуль скрипт, скопируйте и вставьте в скрипт приведенный ниже код.

Код VBA: импортировать Word в Excel

3. Нажмите F5 ключ для запуска кода, Kutools — Пожалуйста, выберите появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать один документ Word для импорта (можно импортировать только один документ один раз).

4. Нажмите Откройте, то выбранный документ Word будет импортирован как один новый лист. Смотрите скриншот:
Наконечник: Новому листу будет автоматически присвоено имя импортированного Word.

Примечание:

Если имеется несколько графиков (рисунков, диаграмм, формул), они могут перекрываться друг другом.

Пять конвертеров форматов файлов повышают вашу эффективность на 90%, оставляя много времени, чтобы наслаждаться жизнью

▲ Пакетное преобразование файлов одним щелчком мыши, например конвертер форматов (преобразование между xlsx и xls, преобразование Excel в PDF).

▲ Кроме инструментов, отображаемых на картинке, в Kutools for Excel есть еще 200 расширенных инструментов, которые могут решить ваши 82% головоломки Excel.

▲ Станьте экспертом по Excel за 5 минут, получите признание и продвижение по службе.

▲ 110000+ высокоэффективных сотрудников и 300+ всемирно известных компаний.

30-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется Читать далее Загрузить сейчас

Относительная операция: пакетное преобразование книг Excel в файлы PDF

И наоборот, иногда вам может потребоваться преобразовать книги Excel в другие форматы файлов, такие как файл PDF. В этом разделе представлен расширенный инструмент — Конвертер формата может помочь вам конвертировать книги Excel из одной папки в отдельные файлы PDF.

Перед применением этого инструмента уделите несколько минут бесплатная установка Kutools for Excel в первую очередь.

Kutools for Excel — это мощная и полезная надстройка Excel, которая содержит 229 утилит (их количество все еще увеличивается) и может обрабатывать 91% головоломок Excel.

1. Нажмите Kutools Plus > Workbook > Конвертер формата.

2. в Конвертер форматов файлов диалог

1. Выберите операцию преобразования, которая вам нужна в Тип раскрывающийся список, например Книга Excel в PDF;
2. Нажмите на для добавления файлов или папок, которые вы хотите преобразовать.
3. Выберите одно место назначения для размещения преобразованных файлов.

3. Нажмите Ok, новая рабочая книга, созданная для отображения результатов преобразования, а пока файлы были преобразованы.

Наконечник:

Для Конвертер формата инструмент, вы можете конвертировать между Excel 97-2003 и Excel 2007 или более поздние версии Также.

Демо: Конвертер файлов

Другие операции (статьи), связанные с преобразованием файлов

Преобразование таблицы Excel в PDF
В этой статье представлены три способа преобразования одной или всех таблиц Excel в отдельные файлы PDF.

Пакетный импорт нескольких файлов csv / txt / xml в Excel
В этом руководстве перечислены несколько кодов VBA, которые помогут вам быстро импортировать файлы csv / txt / xml из одной папки на один лист Excel, а также представляет собой полезный инструмент надстройки, который может решить почти импорт и экспорт головоломок в Excel.

Преобразование PDF в лист Excel
Здесь представлен способ преобразования одного PDF-файла в один лист Excel и способ преобразования диапазона Excel в файл PDF с помощью шагов.

Преобразование текстового файла в лист Excel
Здесь с помощью команды «Открыть» или уловки для вставки текстового файла в Excel данные разделяются разделителем.

Преобразование файла XLSX в файл XLS или PDF
В некоторых случаях может потребоваться преобразовать файл Excel 2007 или более поздней версии в формате XLSX в файл Excel 97-2003 в формате XLS или PDF. В Excel мы можем использовать команду «Сохранить как» для решения этой задачи, но здесь я могу представить вам хороший конвертер для быстрого преобразования нескольких файлов xlsx в файлы xls или файлы pdf в Excel.

Преобразование Excel в документ Word
В этой статье описываются два способа преобразования листа Excel в документ Word: один — с помощью команд «Копировать и вставить», а другой — вставлять лист Excel в Word как объект.