Интеграция Битрикс24 c Виртуальной АТС ITooLabs

Интеграция Битрикс24 c Виртуальной АТС ITooLabs

Битрикс24 – популярный сервис для управления бизнес-процессами. Система включает в себя инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса, в том числе модуль CRM, позволяющий вести базу клиентов и фиксировать активности по ним. Интегрировав Виртуальную АТС ITooLabs и Битрикс24, вы сможете автоматически сохранять историю и записи телефонных разговоров в CRM, создавать сделки и лиды, уведомлять менеджеров о звонках клиентов и т.д.

Если вы еще не подключили интеграцию Битрикс24 c Виртуальной АТС ITooLabs, сделайте это прямо сейчас с помощью простой инструкции:

Возможности интеграции

1. Всплывающая карточка клиента при входящем звонке

Еще до того, как ответить на звонок, ваш сотрудник будет знать, кто ему звонит, и сможет обратиться к клиенту по имени. Это удобно и менеджеру, и клиенту – не нужно тратить время на то, чтобы представляться и пересказывать историю общения с вашей компанией. А если у контакта есть открытая сделка, менеджер увидит это в карточке и сможет по клику перейти к деталям сделки, чтобы быстро дать ответы на все вопросы клиента. Позвонившему будет приятно, что о нем помнят и держат его заказ под контролем.

Если звонок совершается с неизвестного номера, и вы не включали опцию автоматического создания лидов, сделок и контактов, у вас будет возможность создать новый лид или контакт вручную во всплывающем окне.

2. Автоматическое создание лидов, сделок и контактов

Если менеджер забудет или не успеет зафиксировать номер позвонившего, вы можете лишиться крупной сделки. Чтобы такого не происходило, в Битрикс24 автоматически создаются лиды, сделки и контакты. Менеджер в любой момент может к ним вернуться и продолжить работу, а руководитель будет контролировать этот процесс на всех этапах.

Приведем пример того, как это может работать.

Если в настройках интеграции выбрать автоматическое создание лидов, контактов или сделок при входящих с неизвестных номеров, то в зависимости от режима работы вашего Битрикс24 в CRM будут созданы соответствующие сущности. Ответственным за лид, контакт и сделку будет указан тот, кто принял или пропустил звонок.

Запись состоявшегося разговора будет автоматически добавлена в лид или сделку после окончания разговора – ее можно прослушать в любое время, например, чтобы правильно написать имя контакта и уточнить пожелания клиента. А если никто из сотрудников не ответит на звонок, вы не потеряете этого клиента – лид или контакт все равно будет создан, и вы сможете обработать его позже.

3. Автоматическое создание задач сотрудникам

Кроме лидов, сделок и контактов могут автоматически создаваться задачи, которые привлекают внимание менеджеров к клиентам и сделкам и подсказывают, что нужно делать в каждой ситуации – при пропущенном и принятом вызове от существующего контакта или с незнакомого номера. Вы можете сами написать текст заголовка и подробное описание задачи и изменить их в любое время в личном кабинете Облачной АТС.

4. Звонки в один клик

Интеграция Битрикс24 и Облачной АТС Дом.ru Бизнес помогает сократить ручную работу менеджера до минимума и дать ему возможность сделать больше продаж. Если сотруднику надо позвонить по ранее сохраненному номеру, достаточно просто открыть нужный контакт и кликнуть по номеру телефона или по значку телефонной трубки. Звонок сначала поступит на устройство менеджера, затем Облачная АТС позвонит клиенту и соединит менеджера и клиента в одном разговоре.

5. Все звонки и их записи фиксируются в карточке клиента

Если в Облачной АТС у вас подключена история и запись звонков, все звонки будут передаваться в Битрикс24. Их записи можно прослушать в любое время. Это позволит вам контролировать качество обслуживания клиентов, а менеджеры будут вести себя более вежливо и профессионально, зная, что их разговоры записываются.

Кроме того, записи разговоров можно прослушать из сделки.

Рекомендуем после каждого разговора фиксировать в карточке клиента важную информацию о клиенте и договоренностях с ним, а также создавать задачи, чтобы вовремя перевести сделку на следующий этап.

6. Автоматическое соединение клиента с персональным менеджером

Если вы закрепляете за клиентами персональных менеджеров, соединяйте их автоматически – клиенту не придется слушать голосовое меню, общаться с секретарем или другими менеджерами. Как только он наберет номер вашей компании, Облачная АТС распределит звонок на менеджера, ответственного за этого клиента.

7. Использование кнопки обратного звонка с сайта от Битрикс24

У Облачной АТС Дом.ru Бизнес есть своя удобная кнопка обратного звонка с сайта, функционал которой постоянно дорабатывается и расширяется. Но если вы предпочитаете кнопку обратного звонка от Битрикс24, вы можете настроить ее интеграцию с Облачной АТС, чтобы такие звонки также передавались в ОАТС и их записи можно было слушать и анализировать.

Как настроить интеграцию кнопки обратного звонка с сайта от Битрикс24 с Облачной АТС Дом.ru Бизнес – читайте в инструкции.

8. Использование сквозной аналитики и коллтрекинга от Битрикс24

Если вы настроите интеграцию с Облачной АТС, вам станет доступна сквозная аналитика и коллтрекинг от Битрикс24. Вы сможете настроить источники трафика и связать с ними номера вашей ОАТС. При звонках клиентов на эти номера, данные о лидах и сделках с указанием источников трафика будут фиксироваться в отчетах Сквозной аналитики.

Как настроить сквозную аналитику и коллтрекинг от Битрикс24 – читайте в инструкции.

Подробную инструкцию о том, как настроить интеграцию Битрикс24 и Облачной АТС Дом.ru Бизнес с учетом интересов вашего бизнеса, смотрите в этой статье.

Напоминания в задачах

Любая задача в Битрикс24 обладает параметром напоминаний, которые можно создавать как вручную, так и автоматически, в неограниченном количестве. Все, что необходимо, это выбрать кому (себе, постановщику или исполнителю) и когда именно нужно отправить напоминание. Точно в назначенное время получателю придет соответствующее уведомление. И это помимо того, что Битрикс сообщает всех участников задачи о ее создании, завершении или изменении.

С апреля 2021 года изменились правила отображения пинг-сообщений — системных уведомлений о изменении сроков или состава участников. Ранее пинги приходили в общие комментарии, чем сбивали и путали пользователей. Теперь эти сообщения не отображаются в Центре уведомлений. Но в любой момент пользователь может создать пинг по задаче из интерфейса любого устройства, напомнив ответственному об изменениях.

Блок «Эффективность менеджеров»

В этом разделе собрана информация по работе сотрудников. К примеру, можно посмотреть нагрузку по каждому отдельному сотруднику, его статистику звонков по категориям: входящие, исходящие, пропущенные. Тут же доступны такие данные по менеджеру, как:

• сколько звонков им было пропущено;
• сколько раз он перезвонил на пропущенный звонок;
• через какое время он перезванивает на пропущенные звонки — высчитывается
• средний показатель.

Отдельно можно посмотреть среднюю продолжительность разговора конкретного менеджера (пока что без возможности отсортировать данные по входящим и исходящим) и сравнить ее с предыдущим периодом.

Настройки интеграции виртуальной АТС Zebra Telecom и Bitrix24

Настройка виджета доступна только для пользователей виртуальной АТС с правами «Администратор домена».

Настройка соответствия пользователей виртуальной АТС и Bitrix24

Для осуществления настройки соответствия пользователей виртуальной АТС и Bitrix24 необходимо выполнить следующие действия:

Пользователю с правами «Администратор домена» необходимо зайти в интерфейс Виртуальной АТС и перейти в раздел «Настройки», затем в левом меню перейти в раздел «Интеграция Bitrix24»:

В разделе «Сопоставление пользователей Bitrix24 и ВАТС» будут перечислены все пользователи Bitrix24, зарегистрированные в текущем аккаунте. В правом столбце расположены соответствующие пользователи виртуальной АТС в виде гиперссылок, при клике на которые открывается форма, позволяющая выбрать соответствующего пользователя ВАТС:

Для изменения соответствия пользователей Bitrix24 и виртуальной АТС, необходимо кликнуть по записи в правом столбце. При клике открывается форма, позволяющая выбрать соответствующего нового пользователя виртуальной АТС или удалить связь:

После того, как Вы сопоставили пользователей Зебра ВАТС и Б24, необходимо перейти в раздел «сотрудники» и у сопоставленных пользователей отметить чекбокс — «использовать для интеграции». Интеграция возможна только для SIP аккаунтов.

Настройка сценария соединения с ответственным менеджером

Пользователю с правами «Администратор домена» необходимо зайти в интерфейс Виртуальной АТС и перейти в раздел «Настройки», затем в левом меню перейти в раздел «Интеграция Bitrix24». При выполнении условия наличия необходимых прав откроется окно, в котором будет доступен раздел «Маршрутизация на ответственного» .

Далее необходимо выбрать номер, на который будет назначен сценарий (кликнуть по нужному номеру), подтвердим выбор нажатием на кнопку «Назначить номер» .

Удаление или изменение сценариев осуществляется на соответствующей странице В ЛК.

Прочие настройки

Для осуществления прочих настроек необходимо выполнить следующие действия:

Пользователю с правами «Администратор домена» необходимо зайти в интерфейс виртуальной АТС и перейти в раздел «Настройки», затем в левом меню перейти в раздел «Интеграция Bitrix24». При выполнении условия наличия необходимых прав откроется окно, в котором будет доступен раздел «Другие».

Для разрешения автоматического создание новых контактов при входящих и исходящих вызовах на телефонные номера, которых нет в справочнике контактов Bitrix24, необходимо нажать на кнопку «Да» в соответствующем пункте настроек. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку «Сохранить» .

Для назначения ответственного менеджера по умолчанию для входящих и исходящих вызовов, следует нажать на соответствующую ссылку в правом столбце, откроется форма, позволяющая выбрать или удалить связь с ответственным менеджером.

Для сохранения изменений следует нажать на кнопку «Сохранить» .

Уведомления о входящих звонках в интерфейсе Bitrux24

Уведомление о входящем вызове получает пользователь Bitrix24 при выполнении следующих условий:

· Установлен виджет ZebraTelecom;

· В виджете установлена взаимосвязь между пользователем Bitrix24 и ВАТС;

· Входящий вызов переадресован на пользователя виртуальной АТС, ассоциированного с пользователем Bitrix24;

Уведомление отображается в правом верхнем углу основного интерфейса Bitrix24 в виде всплывающего окна, как показано на рисунке.

Окно с уведомлением содержит надпись о вызывающем контакте и гиперссылку на раздел уведомлений.

История вызовов

Все входящие и исходящие вызовы фиксируются в Bitrix24 как «Лиды». Пользователь может просмотреть историю вызовов в следующих интерфейсах системы:

· Раздел системы «CRM», выбираем нужный «Лид» и переходим в закладку «Дела»:

Для каждого события указан его тип «Входящий звонок», «Исходящий звонок», продолжительность, идентификатор Лида, а также ссылка, позволяющая прослушать запись разговора или скачать файл.

· На странице звонка, как показано на картинке:

Примечание: Для того, чтобы пропущенные вызовы фиксировались как события, необходимо, чтобы в настройках виджета или в ЛК ВАТС был назначен ответственный менеджер для входящих вызовов по умолчанию.

Исходящие звонки из интерфейса Bitrix24 (ClickToCall)

Функция ClickToCall реализована следующим образом: при клике на гиперссылку с номером телефона контакта, в виртуальную АТС отправляется запрос на соединение основного устройства пользователя и выбранного контакта. При этом система покажет соответствующее окно:

Для включения функции ClickToCall необходимо сделать следующее:

1. Перейти в раздел « Настройки CRM » на закладку «Форматирование».

2. Выставить значение поля «Формат вывода ссылок «callto»» в Свой формат.

3. Удалить весь текст из поля «Шаблон URL».

4. Скопировать текст в поле «Обработчик события «onclick»».

5. Установить опцию «Преобразовать номер к международному формату набора».

Функция доступна в настройках «Лидов» раздела «CRM» и информации о звонках.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для вызова номера через виртуальную АТС Зебра Телеком, необходимо нажимать на сам номер телефона, а не на иконку трубки справа от него (при нажатии на трубку, вызов будет совершен через ресурсы Bitrix24).

Автоматическое создание лидов

В ситуации, когда входящий вызов осуществляется с номера, которого нет в базе данных контактов Bitrix24, интеграционный сервис автоматически создает лид для этого телефонного номера. Название лида система формирует из номера звонящего абонента (в дальнейшем оно может быть изменено пользоваталем).

Соединение с ответственным менеджером

Соединение с ответственным менеджером происходит при выполнении следующих условий:

· Установлен виджет ZebraTelecom;

· В виджете установлена взаимосвязь между пользователем Bitrix24 и виртуальной АТС;

· Для номера установлен сценарий соединения с ответственным менеджером;

· Для вызывающего абонента найдена запись в БД контактов Bitrix24 и для этого контакта назначен ответственный менеджер;

Для подключения данной функциональности достаточно задать сценарий соединения с ответственным менеджером в настройках виджета.

Автоматизация продаж СРМ

Автоматизация продаж Битрикс24 помогает правильно организовать продажи и наладить непрерывную связь с клиентами, что, естественно, в дальнейшем ведет к увеличению прибыли. Автоматизация отдела продаж протекает при помощи специальных сервисов и современных платформ, способствующих построению графиков, ведению прозрачной отчётности и анализу полученных данных для повышения качества и продуктивности работы.
Для автоматизации продаж в Битрикс24 внедрены специальные роботы, помогающие Вам поддерживать связь с каждым клиентом. После настройки работы системы Роботы CRM могут отправлять клиентам письма, sms, голосовые сообщения, показывать рекламу и даже ставить задания менеджерам Вашего отдела продаж.

Настройка передачи данных сделки

По аналогии с предыдущим этапом, при обновлении статуса сделки, созданной на основе лида из Carrot quest, в Carrot quest будет приходить актуальная информация.

Также при изменении статуса сделки в Битрикс24 будут генерироваться события для соответствующих лидов в Carrot quest. Сопоставьте, изменение каких статусов сделки в Битрикс24 должны приводить к записи событий в Carrot quest. Отметьте желаемые статусы галочками, а напротив укажите события, которые будут создаваться в Carrot quest.

Вы можете добавить свойства событий. Нажмите на иконку шестерёнки () справа от поля события. Откроется всплывающее окно настройки. Нажмите “Добавить ещё свойство” и выберите свойства события из выпадающего списка. Затем нажмите кнопку “Обновить настройки”.

Для использования стандартных событий, которых ещё нет в списке, или для использования стандартных свойств событий вы можете проконсультироваться с нашей документацией .

Чтобы вернуться к событию статуса по умолчанию, нажмите на крестик () напротив соответствующей строки.

Настройте, какие свойства сделок необходимо записывать в свойства лида Carrot quest.

Выберите свойства сделки на вашем портале Битрикс24 и соответствующие им свойства лида в нашей системе. Список свойств Битрикс24 подгружается с вашего портала, все пользовательские свойства необходимо добавлять перед привязкой к нашим свойствам. В списке свойств Carrot quest также отображаются только уже существующие в системе свойства.

Обратите внимание, что в стандартные свойства Carrot quest можно записывать только имя, емейлl и телефон контакта. При наличии нескольких адресов e-mail или номеров телефона в Carrot quest будет записан первый.

Настройка интеграции занимает достаточно много времени, но потом не требует никакого контроля и позволяет автоматизировать многие процессы и выстраивать мощную аналитику.